Faktury online

Fakturowanie w sieci?

Jakie mogą być korzyści z możliwości dostępu sieciowego do zasobów oprogramowania, np. oprogramowania do fakturowania, w porównaniu z tradycyjną lokalną metodą pracy, mającą miejsce w wielu „przestarzałych” przedsiębiorstwach? Okazuje się, w przypadku pracy zespołowej, korzyści z sieciowego dostępu do zasobów oprogramowania mogą mieć znaczenie radykalne.

W przypadku oprogramowania działającego wyłącznie lokalnie, czyli dostępnego wyłącznie dla osoby mającej fizyczny dostęp do komputera, na którym program zostaje uruchomiony, wiele możliwości zostaje z góry wykluczonych: pracownicy nie mają możliwości współdzielenia zasobów nad którymi, w rzeczywistości, pracuje cały zespół. W przypadku rozwiązań tak zwanych „lokalnych”, członkowie zespołu są często zmuszeni do eksportowania utworzonych plików, udostępniania ich w publicznych folderach, lub wysyłania ich sobie pocztą elektroniczną, w celu dalszego ich opracowania przez kolejne osoby należące do danego zespołu. Dla lepszego zrozumienia ograniczeń związanych z oprogramowaniem działającym lokalnie, wystarczy przytoczyć przykład przychodzącej płatności lub konieczności wystawienia faktury VAT. W przypadku rozwiązań lokalnych, cały ten prosty proces może stać się bardzo skomplikowany i uciążliwy. Przychodzi płatność od klienta i trzeba ją odnotować. Robi to przeważnie pracownik mający dostęp do kont bankowych. Po odnotowaniu płatności, osoba zajmująca się fakturami wystawia fakturę VAT i powiadamia magazyn o możliwości wydania towaru, często fizycznie przekazując fakturę VAT do osoby odpowiedzialnej za wydawanie towaru.

towary_uslugi2

Faktury & Intrastat: dodawanie nowej grupy towarowej

W przypadku rozwiązań informatycznych umożliwiających sieciowy dostęp do zasobów wielu użytkownikom jednocześnie, gdzie każdy z użytkowników ma uprawnienia do wykonywania określonych czynności, procedura odnotowania płatności, wystawienia faktury VAT i wydania towaru, ogranicza się do kilku kliknięć myszką. Jak to możliwe? Pracownik odpowiedzialny za odnotowanie wpływających płatności odnotowuje płatność w systemie. Pracownik odpowiedzialny za faktury VAT, znajdujący się w innym biurze, zostaje powiadomiony przez system i za jednym kliknięciem myszki generuje fakturę VAT związaną z zamówieniem w toku. Płatność zostaje przypisana do zamówienia. Status zamówienia się zmienia i zostaje wystawiona faktura końcowa VAT. Wszelkie dokumenty sprzedaży i magazynowe zostają wygenerowane w kilka sekund i są automatycznie wysłane do wyznaczonych odbiorców pocztą elektroniczną. Brzmi to futurystycznie? Niekoniecznie. To rzeczywistość rozwiązania fIstatDB:Faktury & Intrastat

Reklamy

Magazyny – Oprogramowanie magazynowe

W większości przedsiębiorstw, szczególnie tych związanych z produkcją, praca z magazynami staje się w dzisiejszych czasach niezbędna. Nie chodzi tutaj nawet o fizyczne magazyny, lecz bardziej o pojęcie magazynów wirtualnych, które stanowią skuteczne rozwiązania organizacyjno-logistyczne w wielu typowych sytuacjach. Lecz praca z magazynami, szczególnie tymi wirtualnymi, wymaga dobrych rozwiązań informatycznych, bez których staje się wręcz niemożliwa.

Starając się dopasować wybór oprogramowania magazynowego do naszych potrzeb, warto jest się zastanowić czego wymagają od nas przepisy prawne, a w szczególności przepisy o podatku dochodowym. Pomijając wiele szczegółów, których cytowanie tutaj uważam za zbędne, przedsiębiorstwa zajmujące się handlem i produkcją, muszą mieć pełną kontrolę nad stanami magazynowymi. Oznacza to, że najlepszym rozwiązaniem dla takich przedsiębiorstw jest oprogramowanie zdolne do obliczenia w trybie natychmiastowych stanów magazynowych w magazynach firmowych, z podaniem wartości towarów znajdujących się z magazynach. Zadanie wydaje się banalnie proste, ale to tylko pozory. Większość oprogramowania magazynowego dostępnego na polskim rynku, nie jest w stanie obliczyć dokładnych stanów magazynowych na zapodaną datę, z wyliczeniem wartości towarów znajdujących się w magazynach.

Oprogramowanie magazynowe

Magazyny

Przyjrzyjmy się przez chwilę z bliska, temu co się dzieje na co dzień w typowym magazynie średniego polskiego przedsiębiorstwa. Towar jest nieustannie przyjmowany i odbierany. Pojawiają się nowe asortymenty, które trzeba utworzyć w systemie i dla których wypada stworzyć odpowiednie kategorie. Są nieustannie wystawiane różne dokumenty magazynowe, w zależności od tego czy towar jest przyjmowany, wydawany czy przenoszony na inny magazyn. Bardzo często  jeden i ten sam asortyment jest, nawet tego samego dnia, przyjmowany z różną ceną, nawet od tego samego dostawcy. W przypadku nieadekwatnego podejścia do problemu, a w szczególności konieczności posługiwania się nieodpowiednimi rozwiązaniami technicznymi, istnieje bardzo duże ryzyko, iż przedsiębiorstwo nie poradzi sobie z utrzymaniem kontroli nad stanami magazynowymi.

Bardzo trudno o takie oprogramowanie magazynowe, które nie tylko utworzy odpowiednie dokumenty magazynowe dla każdej okoliczności, ale także umożliwi wydawanie towaru wybranego z konkretnej dostawy – w której cena towaru może różnić się od ceny w innej dostawie – co pozwoli zachować kontrolę nad prawdziwą wartością towarów znajdujących się w magazynach, z zachowaniem prawdziwej wartości każdej przyjętej partii. Jeszcze trudniej o takie oprogramowanie magazynowe, do którego jest możliwy jednoczesny dostęp wielu użytkowników online, których zakres działania ograniczony jest odpowiednimi uprawnieniami, nadanymi przez administratora systemu. A szczególnie trudno o takie oprogramowanie magazynowe, które wyliczy w trybie natychmiastowym stany magazynowe na dowolnie zapodaną przez użytkownika datę, utworzy zaawansowane raporty zawierające listy towarów na magazynie, kategoryzowane według asortymentów, z podaną informacją o przyjęciach magazynowych oraz wartościach poszczególnych pozycji asortymentu. Nie wspominając już o takim oprogramowaniu magazynowym, w którym każdy z asortymentów, można dowolnie zdefiniować, jak również określić sposób obliczania jego gabarytów oraz wagi, z podaniem ilości wymiarów i sposobu ich przedstawiania w raportach.

magazyny

Magazyny, oprogramowanie magazynowe

A co powiecie na takie oprogramowanie biznesowe, z możliwością dostępu online dla nieograniczonej liczby użytkowników jednocześnie, które oprócz zaawansowanych narzędzi magazynowych, wystawia wszelkiego rodzaju faktury VAT (zaliczkowe, zadatkowe, końcowe, unijne), w dowolnie zdefiniowanych w systemie językach, w dowolnie zdefiniowanych walutach, umożliwia zarządzanie zaawansowanymi zamówieniami zagranicznymi i krajowymi, pozwala zarządzać własnymi spedycjami, a jednocześnie współpracuje z systemem Intrastat, tworząc w locie deklaracje Intrastat w formacie .xml na podstawie dokonanej sprzedaży unijnej w danym okresie, a jednocześnie jest idealne nawet dla sprzedaży krajowej?