Faktury online

Fakturowanie w sieci?

Jakie mogą być korzyści z możliwości dostępu sieciowego do zasobów oprogramowania, np. oprogramowania do fakturowania, w porównaniu z tradycyjną lokalną metodą pracy, mającą miejsce w wielu „przestarzałych” przedsiębiorstwach? Okazuje się, w przypadku pracy zespołowej, korzyści z sieciowego dostępu do zasobów oprogramowania mogą mieć znaczenie radykalne.

W przypadku oprogramowania działającego wyłącznie lokalnie, czyli dostępnego wyłącznie dla osoby mającej fizyczny dostęp do komputera, na którym program zostaje uruchomiony, wiele możliwości zostaje z góry wykluczonych: pracownicy nie mają możliwości współdzielenia zasobów nad którymi, w rzeczywistości, pracuje cały zespół. W przypadku rozwiązań tak zwanych „lokalnych”, członkowie zespołu są często zmuszeni do eksportowania utworzonych plików, udostępniania ich w publicznych folderach, lub wysyłania ich sobie pocztą elektroniczną, w celu dalszego ich opracowania przez kolejne osoby należące do danego zespołu. Dla lepszego zrozumienia ograniczeń związanych z oprogramowaniem działającym lokalnie, wystarczy przytoczyć przykład przychodzącej płatności lub konieczności wystawienia faktury VAT. W przypadku rozwiązań lokalnych, cały ten prosty proces może stać się bardzo skomplikowany i uciążliwy. Przychodzi płatność od klienta i trzeba ją odnotować. Robi to przeważnie pracownik mający dostęp do kont bankowych. Po odnotowaniu płatności, osoba zajmująca się fakturami wystawia fakturę VAT i powiadamia magazyn o możliwości wydania towaru, często fizycznie przekazując fakturę VAT do osoby odpowiedzialnej za wydawanie towaru.

Faktury & Intrastat: dodawanie nowej grupy towarowej

W przypadku rozwiązań informatycznych umożliwiających sieciowy dostęp do zasobów wielu użytkownikom jednocześnie, gdzie każdy z użytkowników ma uprawnienia do wykonywania określonych czynności, procedura odnotowania płatności, wystawienia faktury VAT i wydania towaru, ogranicza się do kilku kliknięć myszką. Jak to możliwe? Pracownik odpowiedzialny za odnotowanie wpływających płatności odnotowuje płatność w systemie. Pracownik odpowiedzialny za faktury VAT, znajdujący się w innym biurze, zostaje powiadomiony przez system i za jednym kliknięciem myszki generuje fakturę VAT związaną z zamówieniem w toku. Płatność zostaje przypisana do zamówienia. Status zamówienia się zmienia i zostaje wystawiona faktura końcowa VAT. Wszelkie dokumenty sprzedaży i magazynowe zostają wygenerowane w kilka sekund i są automatycznie wysłane do wyznaczonych odbiorców pocztą elektroniczną. Brzmi to futurystycznie? Niekoniecznie. To rzeczywistość rozwiązania fIstatDB:Faktury & Intrastat

Faktury VAT unijne, zamówienia, deklaracje Intrastat

Najnowsze oprogramowanie fIstatDB zapewnia pełną integracji modułów.

Wedle obowiązujących przepisów prawnych, wszelkie transakcje handlowe pomiędzy przedsiębiorstwami, zarejestrowanymi jako podatnicy VAT, muszą być udokumentowane fakturami VAT. W przypadku transakcji handlowych krajowych, podatnicy zwolnieni z podatku VAT, mogą zamiast faktury VAT, wystawić rachunek uproszczony. Natomiast w przypadku transakcji wewnątrzwspólnotowych, pomiędzy przedsiębiorstwami z odmiennych państw unijnych, przedsiębiorstwa muszą dokumentować sprzedaż towarów i usług fakturą VAT wewnętrzną czyli wewnątrzwspólnotową.

Faktury & Intrastat: faktura VAT zaliczkowa w walucie EUR

Na polskim rynku, jest wiele ciekawych opcji oprogramowania fakturującego. Obecnie mamy bardzo duży wybór zwykłych ‚programików’ wystawiających faktury VAT, które praktycznie rzecz biorąc i poza odmiennymi interfejsami użytkownika, wykonują swoje zadania w bardzo podobny sposób. Są to zasadniczo programy jednostanowiskowe, działające pod systemem operacyjnym Windows, wystawiające faktury VAT oraz korekty w języku Polskim, według bardzo sztywnych zasad. Niczego nie da się w takim oprogramowaniu ustawić w nietypowy sposób dodając np. jakąś nietypową jednostkę miary dla asortymentu lub wystawiając poprawnie fakturę VAT w walucie innej niż PLN.

Obok prostych programików fakturujących rynek jest praktycznie przesycony oprogramowaniem fakturującym z obsługą magazynów. Pomimo iż wszystkie tego rodzaju aplikacje są bardzo do siebie podobne, to na rynku jest naprawdę sporo dobrego oprogramowania, które jest idealnym rozwiązaniem w wielu typowych sytuacjach.

Są też aplikacje obsługujące jednocześnie fakturowanie, płątności, zamówienia. Niektóre z nich radzą sobie nawet bardzo dobrze z fakturami VAT zaliczkowymi, końcowymi, rozliczaniem zamówień fakturą VAT końcową, z uwzględnieniem wystawionych faktur zaliczkowych na zamówiony towar. Lecz tego rodzaju pozycji, mając na uwadze raczej te, które naprawdę sprawdzają się w różnych sytuacjach, jest prawdę mówiąc niewiele.

Większa część dostępnego na rynku oprogramowania fakturującego została zaprojektowana tak, aby skutecznie działać w ściśle określonych warunkach. Są to warunki panujące w większości polskich przedsiębiorstw i są one skutkiem obowiązujących przepisów prawnych. Lecz okazuje się, że nie wszystkie polskie przedsiębiorstwa działają w tak bardzo podobny do siebie sposób i że przedsiębiorstwa mające odmienne rodzaje handlowych procedur wewnętrznych lub zewnętrznych, np. w skutek stałej współpracy z klientami zagranicznymi, muszą trzymać się nieco innych reguł, choć będących nadal w zgodzie z polskim prawem. W takich przypadkach znalezienie odpowiedniego oprogramowania obsługującego sprzedaż, mimo iż zadanie to może wydawać się banalne, nie jest rzeczą łatwą.

Te polskie przedsiębiorstwa, których działalność w głównej mierze opiera się na eksportowaniu towarów z Polski do innych państw unijnych, są przeważnie zmuszone zlecać wykonanie systemów informatycznych obsługujących skomplikowane procesy związane ze sprzedażą unijną na własną miarę i według własnych potrzeb, z powodu braku odpowiednich, elastycznych a zarazem cenowo atrakcyjnym lub przynajmniej cenowo korzystnych rozwiązań.

Faktury & Intrastat: włoskojęzyczna faktura VAT końcowa w walucie EUR

Postawmy sobie przykład polskiej firmy eksportującej polskie wyroby do Włoch i podlegającej obowiązkowi Intrastat. Firma otrzymuje regularnie duże ilości zamówień od klientów zagranicznych, którzy wpłacają zaliczki w walucie EURO w celu potwierdzenia złożonych zamówień. W tle polskich przepisów, polska firma jest zobowiązana wystawić fakturę VAT zaliczkową w PLN w ciągu 7 dni od daty otrzymania płatności w EUR, według średniego kursu EUR z dnia poprzedzającego dzień wystawienia faktury VAT zaliczkowej, lub rozliczyć takową wpłatę fakturą VAT końcową, również w ciągu 7 dni od daty otrzymania płatności e EUR. Swoją drogą klient zagraniczny będzie żądał od polskiego przedsiębiorcy egzemplarzy tych samych faktur w walucie EUR, najlepiej w języku włoskim, ponieważ akurat we Włoszech może być wiele nieporozumień z fakturami nawet w języku angielsku!

A co, jeśli polskie przedsiębiorstwo, o którym mowa, jest zobowiązane składać comiesięczne deklaracje Intrastat uwzględniające wywieziony towar, a dodatkowo prowadzi sprzedaż również krajową? Czy na polskim rynku jest jakieś dobre i niezbyt drogie rozwiązanie informatyczne, które sprawdziłoby się w tak „nietypowej” lecz powszechnej sytuacji?

Faktury & Intrastat: tworzenie nowej deklaracji Intrastat

Faktury & Intrastat: przykład wygenerowanej deklaracji Intrastat w formacie xml

System informatyczny pod nazwą fIstatDB: Faktury & Intrastat, radzi sobie znakomicie z fakturami VAT w niemalże każdej walucie, a na uprzednie żądanie automatycznie generuje egzemplarze w walucie PLN faktur wystawionych w EUR. Wystawione dokumenty sprzedaży mogą być automatycznie wysyłane do określonych użytkowników, jako załącznik mejlowy w formacie PDF. System jest w stanie wystawiać faktury VAT zaliczkowe, faktury VAT końcowe, pro forma, unijne, i to wszystko w wielu walutach, w wielu językach jednocześnie, bez konieczności aby użytkownicy znali jakikolwiek język obcy!

fIstatDB: Faktury & Intrastat to system wielostanowiskowy, instalowany centralnie na jednym serwerze. Do systemu można mieć dostęp nie tylko poprzez sieć lokalną, ale także za pomocą internetu, jeżeli administrator zezwoli takie połączenia.

fIstatDB to nie tylko faktury. System składa się z wielu modułów, w tym między innymi, zamówienia, płatności, kontrahenci, prowizje, raporty, logistyka, które idealnie się integrują, przyczyniając się do niesamowitej funkcjonalności i skalowalności systemu.

System świetnie współpracuje z systemem Intrastat i jest idealnym rozwiązaniem dla wielu polskich przedsiębiorstw, szczególnie w przypadku istniejącego obowiązku Intrastat.

fIstatDB: Faktury & Intrastat obsługuje zamówienia w  walutach EUR lub PLN. Do zamówień można przypisywać wpływające płatności zaliczkowe, do których można automatycznie wystawiać faktury VAT zaliczkowe w odpowiedniej walucie! Zamówienia składają się z pozycji zamówień, które zawierają asortyment utworzony wedle własnych życzeń! Także sposób przedstawiania i obliczania danych dotyczących asortymentów, może zostać dowolnie zdefiniowany przez administratora. Zamówienia mogą być automatycznie rozliczane fakturą VAT końcową, a całość uwzględniona w deklaracjach Intrastat oraz raportach systemowych. Ale to nadal tylko mały ułamek całego potencjału systemu!

Faktury & Intrastat: przykład prostego zamówienia w walucie PLN

System fistatDB jest na bieżąco rozwijany, udoskonalany i wzbogacany o nowe funkcje.